Forschungszulage Personalkosten berechnen –
So ermitteln Sie Ihre Bemessungsgrundlage

Die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage basiert auf den Personalkosten der Arbeitnehmer, die in begünstigten F&E-Vorhaben eingesetzt werden. Doch nicht jede Gehaltskomponente ist automatisch förderfähig. § 3 Abs. 3 FZulG definiert die förderfähigen Aufwendungen als die dem Arbeitnehmer „gewährten Arbeitslöhne" – doch was genau fällt darunter?

Was zählt

• Bruttolöhne und -gehälter: Das reguläre Bruttogehalt ist die zentrale Komponente. Dazu gehören auch Zulagen, die vertraglich fest vereinbart sind (z. B. Schichtzulagen, Funktionszulagen).
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung – diese Anteile zählen vollständig zu den förderfähigen Personalkosten und erhöhen die Bemessungsgrundlage erheblich (ca. 20% Aufschlag auf das Bruttogehalt).
• Vertraglich vereinbarte Sonderzahlungen: 13. Gehalt, Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld, sofern sie arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich vereinbart sind.

Was nicht zählt

• Sachbezüge: Dienstwagen, Jobtickets, Essenszuschüsse und andere geldwerte Vorteile werden nicht berücksichtigt.
• Leistungsboni über das Grundgehalt hinaus: Variable Vergütungsbestandteile, die an individuelle Zielerreichung geknüpft sind, gelten als nicht förderfähig.
• Abfindungen: Einmalzahlungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind keine förderfähigen Personalkosten.
• Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Die steuerliche Behandlung der bAV im Kontext der Forschungszulage ist strittig. Die Finanzverwaltung tendiert dazu, Arbeitgeberbeiträge zur bAV nicht als förderfähig anzuerkennen. In der Praxis empfehlen wir, diese Position konservativ zu behandeln und im Zweifel nicht anzusetzen.

In der Praxis arbeiten nur wenige Mitarbeiter zu 100% in F&E-Projekten. Entwicklungsingenieure übernehmen auch Kundensupport, Wissenschaftler halten Vorträge, Softwareentwickler warten Bestandssysteme. Nur der Anteil der Arbeitszeit, der tatsächlich auf begünstigte F&E-Vorhaben entfällt, ist förderfähig.

Zeiterfassung: Der Goldstandard

Die projektbezogene Zeiterfassung ist die sicherste Methode, um den F&E-Anteil nachzuweisen. Mitarbeiter dokumentieren täglich oder wöchentlich, welche Arbeitszeit auf welche Projekte entfällt. Die Zeiterfassung sollte GoBD-konform sein – also zeitnah, unveränderbar und nachvollziehbar. Digitale Tools wie Clockify, Toggl oder interne ERP-Systeme eignen sich hervorragend.

Pauschale Schätzung: Möglich, aber riskant

Alternativ kann der F&E-Anteil auch durch eine plausible Schätzung ermittelt werden. Beispielsweise kann anhand von Stellenbeschreibungen, Projektplänen oder Organigrammen geschätzt werden, dass ein Mitarbeiter ca. 60% seiner Zeit in F&E verbringt. Diese Methode ist zulässig, birgt aber ein höheres Risiko bei der Prüfung durch das Finanzamt, da die Schätzung begründet und plausibilisiert werden muss.

Ein mittelständisches Unternehmen beschäftigt 5 Mitarbeiter, die in unterschiedlichem Umfang an F&E-Projekten arbeiten. So wird die Bemessungsgrundlage Schritt für Schritt ermittelt:

Berechnung der Forschungszulage:

Dieses Beispiel zeigt: Selbst bei nur 5 Mitarbeitern mit unterschiedlichen F&E-Anteilen entsteht eine signifikante Förderung. Bei größeren Teams skaliert der Betrag entsprechend.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde eine bedeutende Neuerung eingeführt: Ab dem Wirtschaftsjahr 2026 können Unternehmen einen pauschalen Gemeinkostenzuschlag von 20% auf ihre förderfähigen Personalkosten ansetzen. Diese Pauschale soll die indirekten Kosten der F&E-Tätigkeit abdecken – Raumkosten, IT-Infrastruktur, Verbrauchsmaterialien, Laborausstattung und weitere Gemeinkosten, die bisher nicht förderfähig waren.

Die Gemeinkostenpauschale wird automatisch auf die Summe der förderfähigen Personalkosten aufgeschlagen. Ein separater Nachweis der tatsächlichen Gemeinkosten ist nicht erforderlich – es handelt sich um eine reine Pauschale.

Wichtig: Die Gemeinkostenpauschale gilt erst ab dem Wirtschaftsjahr 2026. Für rückwirkende Anträge der Jahre 2020 bis 2025 können nur die reinen Personalkosten (Bruttolöhne plus AG-Anteile SV) als Bemessungsgrundlage angesetzt werden.

In der Praxis ergeben sich häufig Fragen zu bestimmten Beschäftigungsformen. Hier klären wir die wichtigsten Sonderfälle:

GmbH-Geschäftsführer

Ein angestellter GmbH-Geschäftsführer kann förderfähig sein, wenn seine F&E-Tätigkeit vertraglich geregelt ist. Der Geschäftsführervertrag oder eine Ergänzungsvereinbarung sollte den F&E-Anteil konkret beschreiben (z. B. „Der Geschäftsführer widmet 40% seiner Arbeitszeit der Leitung und Durchführung von F&E-Projekten"). Die anteilige Vergütung wird dann als förderfähige Personalkosten berücksichtigt.

Teilzeitkräfte

Teilzeitkräfte werden anteilig berücksichtigt. Die Bemessungsgrundlage ergibt sich aus dem tatsächlichen Bruttogehalt (das bei Teilzeit entsprechend niedriger ist) multipliziert mit dem F&E-Anteil der Arbeitszeit. Beispiel: Eine Ingenieurin arbeitet 50% Teilzeit mit 39.000 EUR Brutto/Jahr und verbringt 80% ihrer Arbeitszeit in F&E. Förderfähig: 39.000 EUR + AG-SV x 80%.

Leiharbeiter

Bei Leiharbeitern kann der Entleiher die tatsächlich gezahlten Kosten (Vergütung an den Verleiher) anteilig als Personalkosten ansetzen. Maßgeblich sind die Kosten, die dem entleihenden Unternehmen entstehen – nicht das Gehalt des Leiharbeiters. Der F&E-Anteil muss ebenfalls dokumentiert werden.

Werkstudenten

Ja, Werkstudenten sind förderfähig. Ihre Vergütung (Bruttogehalt plus AG-Anteile SV) wird anteilig nach dem F&E-Anteil ihrer Tätigkeit berücksichtigt. Werkstudenten, die an F&E-Projekten arbeiten (z. B. im Rahmen einer Thesis), können somit die Bemessungsgrundlage erhöhen.

Mini-Jobber (520-EUR-Basis)

Ja, auch Mini-Jobber sind förderfähig. Die Vergütung inklusive der pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung wird anteilig berücksichtigt. Bei Mini-Jobbern, die ausschließlich in F&E tätig sind, kann die gesamte Vergütung angesetzt werden.

Nicht jeder F&E-Tätige ist Arbeitnehmer. Einzelunternehmer und Gesellschafter, die selbst aktiv forschen und entwickeln, können ihre eigene Arbeitsleistung ebenfalls als Bemessungsgrundlage ansetzen – allerdings gelten besondere Regeln.

Die 100-EUR-Pauschale

Für Einzelunternehmer und Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Gehalt (z. B. bei Personengesellschaften) gilt eine pauschale Bemessungsgrundlage von 100 EUR pro Arbeitsstunde. Diese Pauschale wird mit den tatsächlich geleisteten F&E-Stunden multipliziert, maximal jedoch mit 40 Stunden pro Woche.

Rechenbeispiel: Ein Einzelunternehmer forscht 20 Stunden pro Woche an der Weiterentwicklung seines Produkts. Über ein Jahr (46 Arbeitswochen) ergibt sich:

• 20 Stunden x 46 Wochen x 100 EUR = 92.000 EUR Bemessungsgrundlage
• x 35% (KMU-Fördersatz) = 32.200 EUR Forschungszulage

Die Eigenleistungspauschale kann zusätzlich zu den Personalkosten der Arbeitnehmer angesetzt werden. Bei inhabergeführten Unternehmen, in denen der Gründer selbst aktiv an F&E mitwirkt, erhöht dies die Bemessungsgrundlage signifikant. Mehr Details finden Sie in unserem Ratgeber zu Eigenleistungen bei der Forschungszulage.