Warum ist die Zeiterfassung für die Forschungszulage so wichtig?
Die Zeiterfassung ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Beantragung der Forschungszulage nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG). Der Grund ist einfach: Die förderfähigen Personalkosten – also die Bruttolöhne und -gehälter der in Forschung und Entwicklung tätigen Mitarbeiter – bilden den mit Abstand größten Anteil der Bemessungsgrundlage. Und genau diese Personalkosten müssen Sie anteilig nach dem tatsächlichen Zeitaufwand für F&E-Projekte ermitteln und nachweisen.
Das Finanzamt prüft bei der Festsetzung der Forschungszulage, ob die geltend gemachten Personalkosten plausibel und nachvollziehbar den bescheinigten F&E-Vorhaben zugeordnet werden können. Ohne eine ordnungsgemäße Zeiterfassung fehlt die Grundlage für diese Zuordnung – mit der Folge, dass das Finanzamt die Bemessungsgrundlage kürzt oder den Antrag im schlimmsten Fall vollständig ablehnt.
Besonders relevant wird die Zeiterfassung in folgenden Situationen:
Was das Finanzamt bei der Zeiterfassung erwartet
Das Forschungszulagengesetz selbst enthält keine detaillierten Vorgaben zur Form der Zeiterfassung. Die Anforderungen ergeben sich vielmehr aus der allgemeinen steuerlichen Dokumentationspflicht, den Hinweisen des BMF (Bundesministerium der Finanzen) sowie der Prüfungspraxis der Finanzämter. Folgende Grundsätze haben sich als Standard etabliert:
Projektbezogene Erfassung
Die wichtigste Anforderung: Jede erfasste Arbeitsstunde muss einem konkreten F&E-Vorhaben zugeordnet werden können. Das Vorhaben muss dabei mit dem bei der BSFZ (Bescheinigungsstelle Forschungszulage) eingereichten und bescheinigten Projekt übereinstimmen. Eine pauschale Angabe wie „40 % der Arbeitszeit für F&E“ ohne Projektzuordnung reicht nicht aus.
Tagesgenaue oder wöchentliche Aufzeichnung
Die Zeiterfassung sollte idealerweise tagesgenau erfolgen. In der Praxis wird auch eine wöchentliche Aufzeichnung von den meisten Finanzämtern akzeptiert, sofern sie konsistent und plausibel ist. Eine rein monatliche oder gar quartalsweise Erfassung wird hingegen als zu ungenau angesehen und birgt erhebliche Risiken bei einer Prüfung.
Trennung von F&E-Tätigkeiten und Routinearbeit
Es muss klar erkennbar sein, welche Tätigkeiten als F&E eingestuft werden und welche zur normalen Geschäftstätigkeit gehören. Diese Abgrenzung ist besonders wichtig bei Mitarbeitern, die nur teilweise in F&E-Projekten tätig sind. Typische Beispiele für die Abgrenzung:
- F&E-Tätigkeit: Entwicklung eines neuen Algorithmus zur Bilderkennung, Konstruktion eines Prototyps mit neuartiger Materialkombination, Durchführung von Testreihen zur Validierung eines neuen Verfahrens
- Keine F&E-Tätigkeit: Routinemäßige Softwarewartung, Qualitätskontrolle nach Standard-Verfahren, Kundensupport, administrative Tätigkeiten
Plausibilitätsprüfung
Das Finanzamt gleicht die angegebenen F&E-Stunden mit der Gesamtarbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters ab. Wenn ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag 40 Stunden pro Woche arbeitet, aber 45 Stunden an F&E-Projekten geltend gemacht werden, fällt das auf. Ebenso wird geprüft, ob die Anzahl der geltend gemachten Mitarbeiter im Verhältnis zur Unternehmensgröße plausibel ist.
Unterschrift und Bestätigung
Die Zeiterfassungsunterlagen sollten durch den jeweiligen Mitarbeiter und idealerweise auch durch den Projektleiter oder Vorgesetzten bestätigt (unterschrieben oder digital freigegeben) werden. Dies erhöht die Glaubwürdigkeit der Dokumentation erheblich und ist bei Betriebsprüfungen ein wichtiger Aspekt.
Methoden der F&E-Zeiterfassung im Vergleich
In der Praxis haben sich drei grundsätzliche Methoden der F&E-Zeiterfassung etabliert, die sich in Genauigkeit, Aufwand und Akzeptanz beim Finanzamt unterscheiden. Die Wahl der richtigen Methode hängt von der Unternehmensgröße, der vorhandenen IT-Infrastruktur und davon ab, ob laufende oder rückwirkende Zeiträume dokumentiert werden müssen.
1. Projektbezogene Stundenerfassung
Bei dieser Methode erfasst jeder Mitarbeiter täglich oder wöchentlich die Stunden, die er an einem bestimmten F&E-Projekt gearbeitet hat. Die Erfassung erfolgt über ein Zeiterfassungstool, eine Projektmanagement-Software oder eine strukturierte Excel-Vorlage mit Projektcodes.
- Genauigkeit: Hoch – exakte Zuordnung jeder Stunde zu einem Projekt
- Akzeptanz beim Finanzamt: Sehr gut – die beste Grundlage für eine revisionssichere Dokumentation
- Aufwand: Mittel bis hoch – erfordert Disziplin der Mitarbeiter und regelmäßige Überprüfung
- Geeignet für: Unternehmen mit strukturierten F&E-Abteilungen, mehreren parallelen Projekten, mittlere und große Unternehmen
2. Schätzverfahren mit Plausibilisierung
Beim Schätzverfahren wird der F&E-Anteil eines Mitarbeiters pauschal festgelegt, z. B. „60 % der Arbeitszeit für Projekt X“. Diese Schätzung muss jedoch durch zusätzliche Nachweise plausibilisiert werden – etwa durch Projektpläne, Meilensteinberichte, Protokolle von Projektmeetings oder Fortschrittsberichte.
- Genauigkeit: Mittel – weniger detailliert als die Stundenerfassung
- Akzeptanz beim Finanzamt: Akzeptabel bei konsistenter und nachvollziehbarer Dokumentation
- Aufwand: Gering bis mittel – weniger Aufwand für die Mitarbeiter, aber Mehraufwand bei der Plausibilisierung
- Geeignet für: Kleine Unternehmen mit wenigen F&E-Mitarbeitern, Unternehmen mit klar abgegrenzten F&E-Rollen
3. Nachträgliche Rekonstruktion
Bei rückwirkenden Anträgen für vergangene Wirtschaftsjahre (2020–2025) existiert häufig keine projektbezogene Zeiterfassung. In diesem Fall muss die Zeitverteilung nachträglich rekonstruiert werden. Als Quellen dienen:
- Projektpläne und Meilensteinberichte
- E-Mail-Verläufe und Kalendereinträge
- Git-Commits, Jira-/Confluence-Tickets, Versionsverwaltung
- Protokolle von Projektmeetings
- Reisekostenabrechnungen zu Projektterminen
- Eidesstattliche Erklärungen der beteiligten Mitarbeiter
Die nachträgliche Rekonstruktion erfordert besondere Sorgfalt und Erfahrung, da die Dokumentation lückenlos und in sich schlüssig sein muss. NOVARIS Consulting übernimmt die komplette Zeiterfassung für Unternehmen – auch rückwirkend. Mithilfe einer GoBD-konformen Software erstellen wir die vollständige, revisionssichere Dokumentation, sodass Sie im Fall einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind.
Empfohlene Tools für die F&E-Zeiterfassung
Die Wahl des richtigen Werkzeugs hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der vorhandenen IT-Infrastruktur und der Anzahl Ihrer F&E-Mitarbeiter ab. Grundsätzlich lassen sich drei Kategorien unterscheiden:
ERP-Systeme mit Projektmodul
Unternehmen, die bereits ein ERP-System wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV nutzen, können häufig die integrierte Projektzeit-Erfassung verwenden. Der Vorteil: Die Daten sind direkt mit der Lohnbuchhaltung verknüpft, was die spätere Berechnung der Bemessungsgrundlage erheblich vereinfacht. Die Zeiterfassung ist automatisch mit den Gehaltsdaten konsistent – ein wichtiger Pluspunkt bei der Prüfung durch das Finanzamt.
Dedizierte Zeiterfassungstools
Spezialisierte Lösungen wie Clockodo, TimeTac, Personio oder Toggl bieten projektbezogene Zeiterfassung mit detaillierten Auswertungsmöglichkeiten. Viele dieser Tools verfügen über Export-Funktionen, Audit-Trails und Genehmigungsworkflows, die für die FZulG-Dokumentation besonders nützlich sind. Achten Sie bei der Auswahl auf:
- Projektbezug: Möglichkeit, Zeiten konkreten Projekten (und idealerweise BSFZ-Vorhabennummern) zuzuordnen
- Export-Funktion: Strukturierter Export der Daten (CSV, PDF) für die Vorlage beim Finanzamt
- Audit-Trail: Nachvollziehbarkeit, wann Einträge erstellt oder geändert wurden
- Freigabe-Workflow: Möglichkeit der Bestätigung durch Vorgesetzte/Projektleiter
Einfache Lösungen für kleine Unternehmen
Für Unternehmen mit wenigen F&E-Mitarbeitern kann auch eine strukturierte Excel-Vorlage mit Projektcodes ausreichend sein. Entscheidend ist, dass die Vorlage alle erforderlichen Informationen enthält: Mitarbeitername, Kalenderwoche/Tag, Projektbezeichnung (analog zur BSFZ-Bescheinigung), Stundenzahl und eine Unterschriftenzeile. NOVARIS übernimmt die komplette Zeiterfassung für Sie – GoBD-konform und mit einer spezialisierten Software, die alle Anforderungen des FZulG erfüllt. Sie erhalten die fertige Dokumentation, die bei einer Betriebsprüfung standhält.
Unabhängig von der gewählten Lösung müssen vier Kriterien erfüllt sein: (1) Projektbezogene Zuordnung der Arbeitszeiten, (2) nachträgliche Unveränderbarkeit oder Versionierung der Einträge (Audit-Trail), (3) Möglichkeit des strukturierten Datenexports für das Finanzamt, und (4) Archivierungsmöglichkeit für mindestens 10 Jahre. Wenn Ihr bestehendes Tool diese Kriterien erfüllt, müssen Sie kein neues System einführen.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung – und wie Sie sie vermeiden
Aus unserer langjährigen Beratungspraxis kennen wir die typischen Stolperfallen. Die folgenden fünf Fehler sehen wir immer wieder – und sie alle lassen sich vermeiden.
Der häufigste Fehler: Mitarbeiter erfassen ihre Gesamtarbeitszeit, aber ohne Unterscheidung zwischen F&E-Tätigkeiten und Routinearbeit. Das Finanzamt verlangt jedoch eine klare Abgrenzung. Wenn ein Softwareentwickler sowohl an einem neuen KI-Algorithmus (F&E) als auch an Bugfixes im laufenden Betrieb (keine F&E) arbeitet, müssen diese Tätigkeiten separat erfasst werden.
Eine rein monatliche Erfassung („Im Januar habe ich ca. 80 Stunden an Projekt X gearbeitet“) wird von Finanzämtern zunehmend als unzureichend angesehen. Je gröber die Erfassung, desto größer das Risiko, dass die Plausibilität infrage gestellt wird.
Manche Unternehmen erfassen zwar F&E-Stunden, ordnen sie aber keinem spezifischen Projekt zu. Stattdessen wird pauschal „F&E“ oder „Entwicklung“ als Kategorie verwendet. Die Zeiterfassung muss auf die einzelnen, bei der BSFZ bescheinigten Vorhaben heruntergebrochen werden.
Viele Unternehmen erfassen nur die F&E-Stunden ihrer Vollzeitkräfte und vergessen, dass auch Teilzeitkräfte, Werkstudenten, Auszubildende und befristet Beschäftigte förderfähig sind – sofern sie in F&E-Projekten tätig sind. Gerade Werkstudenten und Doktoranden leisten oft einen erheblichen Beitrag.
Besonders bei rückwirkenden Anträgen sehen wir, dass Unternehmen über Jahre hinweg keine projektbezogene Zeiterfassung geführt haben und diese nun nachträglich erstellen wollen. Das ist zwar möglich, erfordert aber deutlich höheren Aufwand und birgt das Risiko geringerer Genauigkeit.
Checkliste: Ist Ihre Zeiterfassung FZulG-konform?
Nutzen Sie die folgende Checkliste, um zu prüfen, ob Ihre aktuelle Zeiterfassung den Anforderungen für die Forschungszulage genügt. Wenn Sie alle Punkte mit „Ja“ beantworten können, sind Sie auf der sicheren Seite.
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung
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