Definition: Auftragsforschung nach §2 Abs. 4 FZulG
Die Auftragsforschung ist ein zentraler Bestandteil des Forschungszulagengesetzes (FZulG). Gemäß §2 Abs. 4 FZulG liegt Auftragsforschung vor, wenn ein steuerpflichtiges Unternehmen – der Auftraggeber – einen externen Dienstleister mit der Durchführung von Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten (F&E) beauftragt. Der externe Dienstleister wird als Auftragnehmer bezeichnet und kann eine Universität, ein Forschungsinstitut, ein Ingenieurbüro oder ein anderes Unternehmen sein.
Ein entscheidender Grundsatz: Ausschließlich der Auftraggeber beantragt die Forschungszulage für die im Rahmen der Auftragsforschung entstandenen Kosten. Der Auftragnehmer darf diese Kosten nicht zusätzlich als eigene F&E geltend machen. Diese Regelung verhindert eine Doppelförderung desselben Forschungsvorhabens.
Abgrenzung der F&E-Kategorien im FZulG
Das Forschungszulagengesetz unterscheidet drei Formen der förderfähigen F&E-Tätigkeit, die sich in ihrer steuerlichen Behandlung deutlich voneinander unterscheiden:
- Eigene Forschung und Entwicklung (Eigenforschung): Das Unternehmen führt F&E mit eigenem Personal und eigenen Ressourcen durch. Förderfähig sind die Bruttolöhne und -gehälter der F&E-Mitarbeiter sowie ab 2026 eine Gemeinkostenpauschale von 20%.
- Auftragsforschung: Das Unternehmen beauftragt einen externen Dienstleister im EWR mit F&E-Arbeiten. Es werden 70% der Auftragsvergütung als Bemessungsgrundlage anerkannt.
- Kooperationsforschung: Zwei oder mehr Partner forschen gemeinsam an einem Vorhaben. Jeder Partner beantragt die Forschungszulage nur für seine eigenen Personalkosten – eine Verrechnung der Aufwendungen des Partners ist nicht möglich.
Die korrekte Einordnung Ihrer F&E-Aktivitäten in diese Kategorien ist von entscheidender Bedeutung für die Höhe Ihrer Forschungszulage. In der Praxis betreiben viele Unternehmen eine Kombination aus Eigenforschung und Auftragsforschung – beide Komponenten können parallel geltend gemacht werden und erhöhen so die Gesamtbemessungsgrundlage.
Die 70%-Regel: So werden Auftragsforschungskosten berechnet
Das FZulG enthält eine spezielle Berechnungsvorschrift für die Auftragsforschung: Nur 70% der an den Auftragnehmer gezahlten Vergütung werden als förderfähige Bemessungsgrundlage anerkannt. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass die verbleibenden 30% den Gewinnanteil, Verwaltungsoverhead und sonstige nicht-forschungsbezogene Kosten des Auftragnehmers abdecken.
Diese Regelung wurde bewusst pauschal gestaltet, um den administrativen Aufwand für Unternehmen und Finanzämter zu begrenzen. Es ist nicht erforderlich, die tatsächliche Kostenstruktur des Auftragnehmers offenzulegen oder nachzuweisen. Die 70%-Pauschale gilt unabhängig von der Art des Auftragnehmers – ob es sich um eine Universität mit niedrigen Overheadkosten oder ein kommerzielles Forschungsinstitut handelt.
Rechenbeispiel: Auftragsforschung in der Praxis
Um die 70%-Regel und ihre Auswirkungen auf die Forschungszulage zu veranschaulichen, betrachten wir ein konkretes Berechnungsbeispiel. Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen beauftragt ein Fraunhofer-Institut mit der Entwicklung eines neuartigen Sensorkonzepts für die Qualitätskontrolle in der Fertigung:
Dieses Beispiel zeigt: Selbst nach der 70%-Kürzung bleibt ein erheblicher förderfähiger Betrag übrig. Besonders für KMU mit dem erhöhten Fördersatz von 35% lohnt sich die Einbeziehung der Auftragsforschung in die Forschungszulage. Zudem kann die Auftragsforschung mit den eigenen Personalkosten kombiniert werden – die Bemessungsgrundlage aus beiden Quellen wird addiert, bis zur maximalen Obergrenze von 12 Mio. Euro pro Wirtschaftsjahr.
Die neu eingeführte Gemeinkostenpauschale von 20%, die seit dem Wirtschaftsjahr 2026 gilt, wird auch auf die 70%-Basis der Auftragsforschung angewendet. Das bedeutet: Auf die anerkannten 350.000 € im obigen Beispiel kommen noch einmal 70.000 € Gemeinkosten hinzu – ein zusätzlicher Fördervorteil, den viele Unternehmen noch nicht auf dem Schirm haben.
Wann ist Auftragsforschung förderfähig?
Damit die Kosten einer Auftragsforschung im Rahmen der Forschungszulage anerkannt werden, müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Die Anforderungen sind im FZulG sowie in der zugehörigen Verwaltungsanweisung klar definiert. Nachfolgend erläutern wir die fünf zentralen Kriterien im Detail:
1. EWR-Anforderung: Sitz des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer muss seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben. Der EWR umfasst alle 27 EU-Mitgliedstaaten sowie Island, Liechtenstein und Norwegen. Aufträge an Forschungseinrichtungen außerhalb des EWR – beispielsweise in den USA, China, Indien oder seit dem Brexit auch in Großbritannien – sind nicht förderfähig. Diese Einschränkung ist einer der häufigsten Stolpersteine in der Praxis und betrifft insbesondere international aufgestellte Unternehmen mit Forschungspartnern weltweit.
2. Vertragsgestaltung: Schriftlicher F&E-Vertrag
Es muss ein schriftlicher Vertrag vorliegen, der den Forschungs- und Entwicklungscharakter der beauftragten Arbeiten klar erkennen lässt. Der Vertrag sollte den Forschungsgegenstand, die wissenschaftlich-technischen Ziele, den Zeitrahmen und die Vergütung eindeutig definieren. Rahmenverträge ohne konkreten F&E-Bezug oder reine Dienstleistungsverträge genügen nicht. Idealerweise enthält der Vertrag auch eine Zuordnung zu den F&E-Kategorien des Frascati-Manuals (Grundlagenforschung, angewandte Forschung, experimentelle Entwicklung).
3. F&E-Charakter der beauftragten Arbeiten
Die beauftragten Arbeiten müssen tatsächlich Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten darstellen. Routinemäßige Dienstleistungen, Testing, Qualitätskontrolle, Marktforschung oder reine Beratungsleistungen sind nicht förderfähig – auch wenn sie in einem wissenschaftlichen Kontext erbracht werden. Entscheidend ist, ob die Tätigkeit auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse oder die Entwicklung neuer oder wesentlich verbesserter Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen abzielt.
4. Auftraggeber-Risiko und IP-Rechte
Der Auftraggeber muss das wirtschaftliche Risiko des Forschungsvorhabens tragen. Das bedeutet: Der Auftraggeber zahlt die Vergütung unabhängig vom Forschungsergebnis und trägt das Risiko eines Scheiterns. Darüber hinaus müssen die aus der Forschung entstehenden geistigen Eigentumsrechte (IP-Rechte) beim Auftraggeber liegen oder von diesem erworben werden. Verbleibt das geistige Eigentum beim Auftragnehmer, handelt es sich in der Regel nicht um Auftragsforschung im Sinne des FZulG.
5. Keine Doppelförderung
Die Kosten der Auftragsforschung dürfen nicht sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer geltend gemacht werden. Der Auftragnehmer darf die gleichen Kosten nicht als eigene F&E in seinem Forschungszulage-Antrag ansetzen. Eine Doppelförderung stellt einen Verstoß gegen das FZulG dar und kann zu Rückforderungen, Zinsen und im schlimmsten Fall zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Typische Auftragnehmer in der Praxis
Die Bandbreite der Auftragnehmer, die im Rahmen der Forschungszulage förderfähig sein können, ist groß. Entscheidend ist nicht die Art der Institution, sondern ob die erbrachte Leistung F&E-Charakter hat und der Auftragnehmer seinen Sitz im EWR hat. Nachfolgend die häufigsten Arten von Auftragnehmern in der Praxis:
Klassische Partner für grundlagennahe Forschung. Eigene Transferstellen unterstützen bei der Vertragsgestaltung.
Helmholtz, Leibniz, Max-Planck. Angewandte Forschung mit spezialisierter Laborinfrastruktur und hochqualifiziertem Personal.
Produktentwicklung, Konstruktion, Simulation – sofern die Tätigkeit über Routineengineering hinausgeht.
Neuartige Algorithmen, KI-Modelle, innovative Software. Technische Neuheit und systematische Herangehensweise entscheidend.
Nur förderfähig bei echtem F&E-Charakter – Erkenntnisgewinn, nicht routinemäßige Qualitätskontrolle.
Vollständig förderfähig. Zugang zu internationaler Spitzenforschung in NL, SE, AT und weiteren EWR-Staaten.
In der Praxis beauftragt ein typisches mittelständisches Unternehmen im Durchschnitt zwei bis drei externe Forschungspartner pro Jahr. Die Kombination aus eigener F&E und Auftragsforschung maximiert die Bemessungsgrundlage und damit die Forschungszulage.
Auftragsforschung vs. Kooperationsforschung: Was ist der Unterschied?
Die Unterscheidung zwischen Auftragsforschung und Kooperationsforschung ist nicht nur akademischer Natur – sie hat erhebliche Auswirkungen auf die Höhe der Forschungszulage und darauf, wer die Förderung beantragen kann. Viele Unternehmen verwechseln die beiden Modelle oder ordnen ihre Forschungskooperationen falsch ein, was zu unnötigen Förderverlusten führt.
Die Wahl zwischen Auftragsforschung und Kooperationsforschung sollte nicht allein aus steuerlichen Gründen getroffen werden, sondern primär die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit widerspiegeln. Wenn ein Unternehmen das Projekt vollständig steuert, die Anforderungen definiert und die Ergebnisse allein nutzt, handelt es sich um Auftragsforschung. Arbeiten beide Seiten gleichberechtigt an einem gemeinsamen Forschungsziel und teilen sich Ergebnisse und Risiken, liegt Kooperationsforschung vor.
In manchen Fällen kann eine Umstrukturierung der Zusammenarbeit von Kooperation zu Auftrag – oder umgekehrt – die Fördersumme optimieren. Dies hängt von den konkreten Kosten und der jeweiligen Partnerkonstellation ab. NOVARIS Consulting analysiert Ihre bestehenden F&E-Kooperationen und empfiehlt die steuerlich optimale Ausgestaltung.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Auftragsforschung
Diese fünf Fehler führen am häufigsten zur Ablehnung oder Kürzung der Forschungszulage bei Auftragsforschung.
So maximieren Sie die Förderung bei Auftragsforschung
Die Auftragsforschung bietet erhebliches Potenzial, die Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage zu erhöhen – insbesondere in Kombination mit den eigenen Personalkosten. Nachfolgend die wichtigsten Hebel zur Maximierung Ihrer Förderung:
F&E-Bezug explizit formulieren. Forschungsgegenstand, Methodik und technische Unsicherheit im Vertrag klar benennen.
Nach dem Brexit: UK-Aufträge durch NL, SE, AT oder IE ersetzen. Hervorragende Forschungslandschaften verfügbar.
Ab 2026 auf die 70%-Basis anwendbar. Zusätzlicher Fördervorteil, den viele Unternehmen übersehen.
Eigene F&E-Personalkosten + Auftragsforschung addieren. Bis 12 Mio. € Bemessungsgrundlage.
Forschungsprotokolle, Zwischenberichte, Zeiterfassung – von Beginn an führen.
- Verträge mit explizitem F&E-Bezug formulieren
- Auftragnehmer im EWR wählen (UK-Aufträge prüfen)
- 20% Gemeinkostenpauschale auf die 70%-Basis anwenden
- Eigene Personalkosten + Auftragsforschung kombinieren
- Laufende Dokumentation statt nachträglicher Rekonstruktion
- Rechnungen mit klarer F&E-/Nicht-F&E-Trennung anfordern
Ihr Weg zur Förderung bei Auftragsforschung
Auftragsforschung an Universitäten und Fraunhofer-Institute
Öffentliche Forschungseinrichtungen wie Universitäten, Fraunhofer-Institute, Max-Planck-Gesellschaft, Helmholtz-Zentren oder Leibniz-Institute sind besonders attraktive Partner für Auftragsforschung im Rahmen der Forschungszulage. Sie erfüllen die EWR-Anforderung automatisch, verfügen über umfangreiche Forschungsinfrastruktur und sind mit den Anforderungen an die Dokumentation von F&E-Projekten vertraut.
Vorteile der Zusammenarbeit mit öffentlichen Forschungseinrichtungen
Aufträge an Universitäten und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen bieten mehrere Vorteile für die Forschungszulage: Die F&E-Eigenschaft der Leistung ist in der Regel klar erkennbar und leicht nachweisbar. Die Einrichtungen erstellen professionelle Leistungsnachweise und Zwischenberichte, die als Dokumentation beim BSFZ-Antrag und bei der steuerlichen Geltendmachung dienen können. Zudem ist bei Kooperationen mit Hochschulen häufig bereits eine klare Trennung zwischen F&E- und Nicht-F&E-Leistungen gegeben.
Fraunhofer-Institute als Auftragsforschungspartner
Die Fraunhofer-Gesellschaft ist Europas größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Aufträge an Fraunhofer-Institute eignen sich besonders gut für die Forschungszulage, weil die Institute angewandte Forschung und experimentelle Entwicklung als Kernkompetenz betreiben – genau die Kategorien, die das FZulG fördert. Fraunhofer-Verträge enthalten üblicherweise bereits standardisierte Klauseln zu IP-Rechten und Leistungsbeschreibungen, die den Anforderungen der Forschungszulage entsprechen.
Besonderheit: Abgrenzung zu Förderprojekten
Wichtig: Wenn ein Unternehmen mit einer Universität oder einem Fraunhofer-Institut an einem öffentlich geförderten Verbundprojekt (z.B. BMBF, EU Horizon Europe) zusammenarbeitet, muss sauber getrennt werden. Die Kosten, die bereits durch Projektförderung gedeckt sind, dürfen nicht doppelt über die Forschungszulage geltend gemacht werden. Nur der Eigenanteil des Unternehmens – also die Kosten, die nicht durch andere Fördermittel abgedeckt werden – ist als Auftragsforschung ansetzbar. Eine genaue Kostenaufstellung ist hier essenziell.
1. EWR-Anforderung automatisch erfüllt (bei deutschen Einrichtungen)
2. Forschungsvertrag mit klarer F&E-Beschreibung und IP-Regelung
3. Rechnungen mit Aufschlüsselung in F&E- und Nicht-F&E-Anteile
4. Keine Doppelförderung mit öffentlichen Projektmitteln
5. Leistungsnachweise und Zwischenberichte als Dokumentation
6. 70 % der F&E-Vergütung als Bemessungsgrundlage ansetzbar
Vertragliche Gestaltung bei Auftragsforschung
Der Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist das zentrale Dokument für die Forschungszulage bei Auftragsforschung. Fehler in der Vertragsgestaltung sind der häufigste Grund für Ablehnungen oder Kürzungen. Wer die folgenden Punkte beachtet, sichert die Förderfähigkeit seiner Auftragsforschung ab.
F&E-Anteil im Vertrag klar definieren
Der Vertrag muss den Forschungs- und Entwicklungsanteil der beauftragten Leistung eindeutig benennen. Es reicht nicht, pauschal eine "Entwicklungsleistung" zu beschreiben. Der Vertrag sollte konkret darlegen, welche wissenschaftliche oder technische Unsicherheit adressiert wird, welche neuen Erkenntnisse angestrebt werden und mit welchen Methoden geforscht wird. Die BSFZ prüft anhand des Vertrags, ob die drei Kriterien des Frascati-Handbuchs (Neuheit, Kreativität, Unsicherheit) erfüllt sind.
IP-Rechte und Verwertungsregelungen
Die Regelung der geistigen Eigentumsrechte (Intellectual Property, IP) ist für die Forschungszulage relevant, weil sie die Rolle des Auftraggebers als wirtschaftlicher Träger der F&E dokumentiert. Der Vertrag sollte klar festlegen: Wem gehören die Forschungsergebnisse? Wer erhält Nutzungsrechte an Patenten, Software oder Know-how? Bei der Auftragsforschung muss der Auftraggeber das wirtschaftliche Risiko tragen und die Ergebnisse verwerten – ansonsten könnte die BSFZ die Leistung als reine Dienstleistung und nicht als Auftragsforschung einstufen.
Dokumentationsanforderungen im Vertrag verankern
Smarte Vertragsgestaltung geht über die Mindestanforderungen hinaus: Vereinbaren Sie im Vertrag regelmäßige Zwischenberichte, in denen der Auftragnehmer den Fortschritt der F&E-Arbeiten dokumentiert. Diese Berichte dienen als Nachweis gegenüber der BSFZ und dem Finanzamt. Idealerweise sollte der Vertrag auch vorsehen, dass Rechnungen eine detaillierte Aufschlüsselung in F&E- und Nicht-F&E-Anteile enthalten.
Vergütungsstruktur und Abrechnungsmodalitäten
Die Vergütung des Auftragnehmers sollte transparent und nachvollziehbar strukturiert sein. Pauschalvergütungen sind grundsätzlich zulässig, erschweren aber die Aufschlüsselung in F&E- und Nicht-F&E-Anteile. Empfehlenswert sind stattdessen stundenbasierte oder meilensteinbasierte Abrechnungen, die den F&E-Anteil direkt ausweisen. Bei gemischten Verträgen (F&E + Routine-Dienstleistungen) sollten separate Rechnungspositionen oder idealerweise separate Verträge erstellt werden.
Musterklauseln für den F&E-Vertrag
Häufig gestellte Fragen zur Auftragsforschung
Nein. Seit dem Brexit (01.01.2021) ist das Vereinigte Königreich nicht mehr Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Auftragsforschung an britische Universitäten, Institute oder Unternehmen ist daher nicht mehr im Rahmen der Forschungszulage förderfähig. Unternehmen sollten auf EWR-Alternativen ausweichen – etwa auf Forschungseinrichtungen in den Niederlanden, Österreich, Schweden oder Irland, die in vielen Fachgebieten gleichwertige oder sogar führende Expertise bieten.
Ja, grundsätzlich können auch Aufträge an verbundene Unternehmen als Auftragsforschung im Sinne des FZulG gelten. Voraussetzung ist, dass die Leistungsbeziehung wirtschaftlich separiert ist: Es muss ein marktüblicher Vertrag vorliegen, die Vergütung muss dem Fremdvergleichsgrundsatz (Arm's-length-Prinzip) entsprechen, und der Auftragnehmer muss die Leistung eigenständig erbringen. Besonders wichtig: Es darf keine Doppelförderung stattfinden – das verbundene Unternehmen darf die gleichen Kosten nicht als eigene F&E geltend machen.
Ja, die 70%-Regel gilt auch für Teilleistungen. Wenn eine Rechnung sowohl F&E-Leistungen als auch Nicht-F&E-Leistungen umfasst, werden zunächst nur die F&E-relevanten Anteile herausgefiltert. Von diesem F&E-Anteil sind dann 70% als Bemessungsgrundlage ansetzbar. Eine saubere Aufschlüsselung der Rechnung in F&E- und Nicht-F&E-Anteile ist daher essenziell – fordern Sie von Ihrem Auftragnehmer getrennte Rechnungspositionen an.
Jedes Unternehmen kann nur seine eigenen F&E-Kosten geltend machen. Der Auftragnehmer darf die Kosten, die er im Rahmen Ihres Auftrags erbringt, nicht zusätzlich als eigene F&E bei der Forschungszulage ansetzen. Betreibt der Auftragnehmer darüber hinaus separate, eigene F&E-Projekte (die nichts mit Ihrem Auftrag zu tun haben), kann er diese selbstverständlich eigenständig geltend machen. Entscheidend ist die klare Trennung zwischen Auftragsforschung und eigener Forschung.
Eine revisionssichere Dokumentation der Auftragsforschung umfasst folgende Unterlagen: den schriftlichen Forschungsvertrag mit klarem F&E-Bezug und IP-Regelung, alle Rechnungen mit detaillierter Aufschlüsselung der F&E-Anteile, Leistungsnachweise und Zwischenberichte des Auftragnehmers, die Korrespondenz zum Projektverlauf (E-Mails, Protokolle) sowie Nachweise über die Ergebnisse (Prototypen, Berichte, Patentanmeldungen). NOVARIS unterstützt Sie bei der Erstellung einer vollständigen, revisionssicheren Dokumentation.
Seit dem Wachstumschancengesetz (2024) sind 70 % der Vergütung für Auftragsforschung als Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage ansetzbar. Zuvor lag der Satz bei 60 %. Die Berechnung erfolgt zweistufig: Zunächst wird der F&E-Anteil der Rechnung ermittelt (nur tatsächliche Forschungs- und Entwicklungsleistungen zählen). Von diesem F&E-Anteil sind dann 70 % als Bemessungsgrundlage ansetzbar. Ein Beispiel: Bei einer Rechnung über 500.000 €, von der 400.000 € auf F&E-Leistungen entfallen, beträgt die Bemessungsgrundlage 280.000 € (70 % von 400.000 €). Darauf wird der Fördersatz von 25 % (bzw. 35 % für KMU) angewendet.
Nein, bei Auftragsforschung kann ausschließlich der Auftraggeber die Forschungszulage beantragen – nicht der Auftragnehmer. Der Auftragnehmer darf die Kosten, die er im Rahmen des Auftrags erbringt, nicht zusätzlich als eigene F&E geltend machen. Das Verbot der Doppelförderung ist im FZulG klar geregelt. Allerdings: Betreibt der Auftragnehmer daneben eigene, separate F&E-Projekte (die nichts mit dem Auftrag zu tun haben), kann er für diese eigenständig Forschungszulage beantragen. Entscheidend ist die klare Trennung zwischen beauftragter und eigener Forschung.
